Gids · automatiseringsmethode
Zo schrijft u een workflow-blauwdruk op één pagina
Voor wij een automatisering bouwen, bestaat ze op één pagina. Dit is die pagina: zeven koppen, één uitgewerkt voorbeeld uit een opgeleverd project, en een lege versie die u zelf kunt invullen.
Waarom één pagina
Een workflow die niet op één pagina past, zijn er twee, of hij is nog niet begrepen. De blauwdruk dwingt vier beslissingen af die meestal worden uitgesteld tot er iets breekt: wat start hem, welke systemen raakt hij, wat gebeurt er als een stap faalt, en wie keurt goed. Het is hetzelfde formaat dat wij opleveren in de Workflow Workshop en waaruit wij een build prijzen; elke bouwer kan het uitvoeren, niet alleen wij.
De zeven koppen, ingevuld voor de Visual Engine
De Visual Engine maakt van de 340 referentiebeelden van een contentmaker een permanente stijl en produceert on-brand beelden volgens planning. Dit is zijn blauwdruk, precies zoals de koppen voor uw eigen workflow zouden lezen.
| Kop | Visual Engine (opgeleverd) | Wat u schrijft |
|---|---|---|
| Trigger | Elke dag om 07:00 (planning), of “nu genereren” vanuit de workspace | De gebeurtenis die de run start. Eén trigger per blauwdruk. |
| Invoer | Stijlprofiel samengevat uit 340 referentiebeelden; het thema van vandaag uit de contentkalender | Wat de workflow nodig heeft vóór stap één. Noem het bronsysteem. |
| Stappen | 1. Prompt samenstellen uit thema + stijlprofiel · 2. 1–8 beelden genereren op GPT Image · 3. Opslaan met datum en thema · 4. De set posten naar de vijf gekoppelde accounts | Genummerd, één werkwoord per stap. Als een stap een mens nodig heeft, schrijf wie. |
| Systemen | Vyndexo-workspace, OpenAI GPT Image, de vijf sociale accounts van de klant | Elk systeem dat geraakt wordt, zodat licenties en toegang vooraf bekend zijn. |
| Uitzonderingen | Generatie mislukt of stijlscore te laag → één keer opnieuw, daarna set vasthouden en melden; account weigert een post → de rest blijft, die ene wordt gemarkeerd | Wat er gebeurt als een stap faalt. Niets verdwijnt stilletjes. |
| Goedkeuring | Geen voor geplande sets (de eigenaar keurde de thema’s vooraf goed); on-demand sets worden nagekeken vóór publicatie | Wie ja zegt, en voor welke runs. “Niemand” is een geldig antwoord als het opgeschreven staat. |
| Meten | Sets per dag geleverd, mislukte generaties, geweigerde posts | Alleen getelde zaken. Tijdwinst vermelden we niet tenzij ze gemeten is. |
Lege blauwdruk om te kopiëren
Kopieer de tabel naar een document. Blijft een cel na tien minuten leeg, dan is dat het deel om eerst over te praten — daar lopen builds over budget.
| Kop | Uw workflow |
|---|---|
| Naam | Eén regel: wat hij doet, voor wie |
| Trigger | Wat hem start: een planning, een formulier, een inkomende mail, een webhook |
| Invoer | Wat moet bestaan vóór stap 1, en in welk systeem |
| Stappen | 1. … 2. … 3. … 4. — één werkwoord per stap; noem de persoon als een stap manueel is |
| Systemen | Elk geraakt systeem: CRM, mailbox, drive, boekhouding, chat |
| Uitzonderingen | Wat er gebeurt als een stap faalt: opnieuw, vasthouden, wie verwittigen |
| Goedkeuring | Wie ja zegt, voor welke runs — “niemand” mag, als het opgeschreven staat |
| Meten | Alleen getelde zaken: runs per week, fouten, afgehandelde items |
Welke workflow u eerst schrijft
Scoren, niet menen.
Geef elke terugkerende taak drie cijfers: uren per week, hoe vaak ze loopt, en wat een fout kost als het misgaat. Vermenigvuldig. De top drie zijn uw eerste blauwdrukken. Dit is de scoring uit de halve-dag-workshop; u kunt ze zelf doen met de mensen die de taken effectief uitvoeren — de beste inventarissen komen nooit van het management alleen.
Wat deze pagina is en niet is
De Visual Engine-kolom beschrijft een opgeleverd project: 340 referentiebeelden, één tot acht beelden per geplande dag, vijf gekoppelde accounts. Tijdwinst publiceren we er niet voor, omdat ze niet gemeten is. De lege versie is een methode, geen belofte van resultaat. Vragen over een concrete workflow: beschrijf ze in een paar regels en wij antwoorden of ze in één blauwdruk past of in meerdere.